De meeste onderscheidingen worden uitgereikt tijdens de Algemene gelegenheid, beter bekend als de lintjesregen. Deze feestelijke bijeenkomst vindt jaarlijks plaats op de laatste werkdag voor Koningsdag, dat ieder jaar op 27 april wordt gevierd. In Haarlem worden de onderscheidingen opgespeld in de Gravenzaal.

Een onderscheiding kan ook worden uitgereikt tijdens een bijzondere gelegenheid. Bijvoorbeeld op het moment dat de kandidaat afscheid neemt van de functie waarin hij of zij zich verdienstelijk heeft gemaakt of bij een jubileum van de vereniging waarvoor de kandidaat zich heeft ingezet.

In principe kan iedereen worden voorgesteld voor een Koninklijke onderscheiding. De voorsteller moet aantonen dat de kandidaat zich gedurende langere tijd belangeloos heeft ingezet voor de samenleving. Onder ‘langere tijd’ wordt een periode van minimaal 15 jaar verstaan. Het hoeft niet om één en dezelfde functie te gaan; het kan ook gaan om een reeks van activiteiten die in een periode van minimaal 15 jaar opeenvolgend of gelijktijdig zijn verricht. Op het moment van indiening moet de kandidaat nog steeds actief zijn in (één van) de functie(s) waarin hij of zij zich verdienstelijk heeft gemaakt.

Ook personen die bij de uitoefening van hun beroep bijzondere prestaties leveren, kunnen worden onderscheiden. Zulke verdiensten moeten aantoonbaar uitstijgen boven wat normaal gesproken van iemand in dezelfde functie mag worden verwacht. Het gaat dan om persoonlijke inzet, visie en kwaliteiten en de mate waarin de samenleving baat heeft bij de geleverde inzet.

Iedereen kan voor een andere persoon een voorstel voor een Koninklijke onderscheiding indienen, ongeacht leeftijd, nationaliteit of woonplaats. Dit geldt ook voor familieleden van kandidaten en personen die buiten Nederland wonen. Als een kandidaat zich voor de samenleving verdienstelijk heeft gemaakt in bijvoorbeeld verenigingsverband, dan ligt het voor de hand dat een bestuurder van deze vereniging het voorstel indient. Als het gaat om iemand die in zijn werk bijzondere prestaties levert, dan is de werkgever de meest aangewezen persoon om het voorstel in te dienen.

Het voorstel moet antwoord geven op de volgende vragen:

• wie wordt er voorgesteld? Naam, voornamen voluit, huidige adres, woonplaats en een korte levensbeschrijving
• wat is de gewenste datum van uitreiking?
• om welke gelegenheid gaat het op die datum? Als het een bijzondere gelegenheid betreft, stel dan een passende gelegenheid voor die samenhangt met de verdiensten
• wat is de reden voor het indienen van het voorstel?

Deze moet antwoord geven op de volgende vragen:

• om welke activiteiten gaat het? Op welke manier heeft de kandidaat zich ingezet? Was hij of zij alleen actief of samen met anderen?
• waarom zijn de verdiensten bijzonder?
• wat is het belang voor de samenleving?
• in welke perioden is de kandidaat actief geweest? Hoeveel uur per week of per maand?
• is de kandidaat nog steeds actief in de functie waarin hij of zij zich verdienstelijk heeft gemaakt?
• tot hoever strekken de verdiensten? Lokaal, regionaal, landelijk of internationaal?
• hoe groot is de organisatie waarin/waarvoor de kandidaat actief is?
• worden de activiteiten buiten de werkkring betaald? Zo ja, om welke bedragen gaat het?
• wordt het voorstel ondersteund door personen die betrokken zijn bij het werkveld waarin de kandidaat zich verdienstelijk heeft gemaakt?

U vindt het voorstelformulier op www.lintjes.nl. U kunt het voorstelformulier ook opvragen bij Mildred Hulsebos - Jansen Schipper, telefoon 023 - 511 3001.

Als de kandidaat in Haarlem woont, dan kunt u het ingevulde voorstelformulier, voorzien van alle relevante bijlagen, sturen naar:

Gemeente Haarlem
Concernstaf/BMO
mevrouw M.J. Hulsebos - Jansen Schipper
Postbus 511
2003 PB Haarlem

Of mailen naar: antwoord@haarlem.nl ter attentie van M.J. Hulsebos - Jansen Schipper, voorstelformulier.

Woont de kandidaat in een andere gemeente dan dient u het voorstel in bij de burgemeester van die gemeente.

Als het gaat om een in Haarlem woonachtige kandidaat dan brengt de burgemeester van Haarlem advies uit over het voorstel. Vervolgens oordeelt de Commissaris van de Koning in de provincie Noord-Holland en stuurt het voorstel door naar het Kapittel voor de Civiele Orden in Den Haag. Dit onafhankelijke college geeft een zwaarwegend advies aan de betrokken minister. Wanneer ook de minister positief beslist, wordt de onderscheiding bij Koninklijk Besluit verleend. De gemeente informeert de voorsteller enkele weken vóór de uitreiking over de uitkomst en maakt met de voorsteller afspraken over de uitreiking. In de regel reikt de burgemeester de onderscheiding uit.

Op de dag van uitreiking ontvangt de gedecoreerde naast het lintje ook een oorkonde. Daarin staat dat Z.M. de Koning bij Koninklijk Besluit aan de gedecoreerde een bepaalde graad van onderscheiding in één van de Civiele Orden heeft verleend. De meeste gedecoreerden worden benoemd tot Lid in De Orde van Oranje-Nassau.

Voor meer informatie belt u naar het telefoonnummer 14 023. Of neemt u contact op via antwoord@haarlem.nl. Vermeld als onderwerp 'Koninklijke onderscheiding'.
Voor meer informatie over de graad van een onderscheiding kunt u terecht op www.lintjes.nl