Evenementenvergunning

Als u een evenement wilt organiseren op een openbaar terrein, dan heeft u vaak een evenementenvergunning nodig. De evenementenvergunning vraagt u schriftelijk en in ieder geval 12 weken voor aanvang van het evenement aan. Voor meer informatie kunt u bellen naar telefoonnummer 14 023.
Organiseert u een groot evenement met meer dan 3.000 bezoekers? Dan moet u dit eerst melden in oktober van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin u het evenement houdt. Lees meer onder Aanvragen groot evenement.
Wilt u meer weten voordat u de vergunning aanvraagt? Kijk onder het kopje Informatieverzoek vooraf.

Wilt u een voor Haarlem 'nieuw' evenement organiseren en heeft u een evenementenvergunning nodig? Voordat u de vergunning aanvraagt, moet u overleggen met de evenementencoördinator. U maakt hiervoor een afspraak via 14 023.

Evenementenvergunning aanvragen Stuur het aanvraagformulier met alle bijlagen uiterlijk 12 weken voor uw evenement op

Voorwaarden

U vraagt een vergunning aan als uw evenement niet valt onder de voorwaarden voor het melden van een klein evenement  (zoals een straatfeest, ideële rommelmarkt of optocht).
Een particuliere markt is geen evenement. Hiervoor moet u een particuliere marktvergunning aanvragen.

Bij het beoordelen van uw aanvraag evenementenvergunning let de gemeente op de volgende punten:

  • de ruimte en tijd die het evenement innemen en de mogelijke inzet van hulpdiensten
  • het verwachte aantal bezoekers
  • effect op het woonleefklimaat van de directe omgeving
  • past het evenement bij de locatie
  • bestaat er gevaar voor de openbare orde, gezondheid en veiligheid
  • hindert het evenement het verkeer
  • bestaat er gevaar voor verontreiniging, aantasting van het uiterlijk van de stad, schade aan openbare (groen)voorzieningen
  • geeft de organisator voldoende garantie voor een goed verloop van het evenement en
  • wordt schade aan het milieu zoveel mogelijk beperkt

Vraag de vergunning in ieder geval 12 weken voor de start van het evenement aan. Komt uw aanvraag minder dan 12 weken voor de aanvang van het evenement bij de gemeente binnen? Dan kan de gemeente besluiten uw aanvraag niet te behandelen. Dit geldt ook voor aanvragen zonder bijlagen of voor aanvragen die niet volledig zijn ingevuld.

Gebruiksovereenkomst voor evenementen

Organiseert u een evenement op een kwetsbare locatie, zoals een park of een plantsoen? Dan heeft u misschien ook een gebruiksovereenkomst nodig. In deze overeenkomst staat onder andere de afhandeling van schade beschreven. Tijdens de aanvraagprocedure wordt bepaald of een gebruiksovereenkomst nodig is. Deze privaatrechtelijke overeenkomst sluit u af met de gemeente.

Kosten

De kosten voor een evenementenvergunning zijn € 221.

Voor grote evenementen gelden andere tarieven. De Veiligheidsregio Kennemerland (VRK) beoordeelt alle aanmeldingen van deze grotere evenementen binnen haar regio. De VRK hanteert 3 categorieën: risico-evenement (C), aandachts-evenement (B) en regulier/geen risico-evenement (A).

  • Een regulier of geen-risico evenement (categorie A) kost € 221. 
  • Een nieuw aandachts-evenement (categorie B) kost € 3.321.
  • Een bestaand aandachts-evenement (categorie B) kost € 1.661.
  • Een nieuw risico-evenement (categorie C) kost € 4.428.
  • Een bestaand risico-evenement (categorie C) kost € 3.321.

Meesturen

Op het formulier staat een overzicht van de gegevens die u moet aanleveren. Houd er rekening mee dat u in ieder geval een situatietekening en draaiboek en moet aanleveren. Bij de situatietekening moet u ook rekening houden met eisen voor brandveiligheid (zie kopje 'mogelijke bijbehorende vergunning').

Aanmelden groot evenement

De gemeente beoordeelt de aanvraag voor een groot evenement op dezelfde punten als de andere evenementen waarvoor een vergunning nodig is (zie onder Voorwaarden).

Een groot evenement is een evenement waarbij:

  • 3.000 personen of meer aanwezig zijn en/of
  • belangrijke verkeerswegen worden afgezet en/of
  • inzet van politie vereist is.

Eerst melden voor de regionale kalender

In oktober van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin u het evenement houdt, meldt u het evenement aan voor de regionale evenementenkalender. U gebruikt hiervoor een speciaal aanmeldingsformulier. De bij de gemeente bekende organisaties krijgen dit formulier in september toegestuurd. Na goedkeuring van de melding, dit gebeurt meestal in december, door de bestuurscommissie openbare orde en veiligheid (VRK) volgt de vergunningsprocedure bij de gemeente.

Stappen in de aanvraag

Uw aanvraag wordt getoetst aan de geldende regelgeving (APV). Daarna volgt een besluit.
Bij een positief besluit krijgt u een vergunning. U moet zich houden aan de voorwaarden die genoemd zijn in de vergunning. Voorafgaand aan een negatief besluit neemt de gemeente contact met u op. U krijgt dan de mogelijkheid om in een zienswijze aan te geven met welke punten u het wel of niet eens bent en waarom. Deze punten kan de gemeente dan meenemen in het definitieve besluit.

Algemeen Plaatselijke Verordening Haarlem

Mogelijke bijbehorende vergunningen

Parkeren

Voor het tijdelijk parkeren bij de opbouw en afbouw heeft u misschien parkeerontheffingen nodig. Hieraan zijn kosten verbonden.

Parkeerontheffing

Gebruiksmelding brandveiligheid

Naast een evenementenvergunning is voor evenementen het 'Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening' van toepassing. In dit besluit zijn brandveiligheidsvoorschriften opgenomen voor gebruik van een plaats in de openbare ruimte. Deze voorschriften gelden voor elk evenement.

Misschien moet u een gebruiksmelding doen. Dit geldt bijvoorbeeld voor ruimtes (zoals tenten, podia en tribunes) die bestemd zijn voor meer dan 150 personen. Of als u de brandveiligheid op een andere manier regelt dan het besluit voorschrijft.

Gebruiksmelding overige plaatsen

Tapontheffing

U vraagt een tapontheffing zwak alcoholische dranken aan als u alcohol (bier en wijn) wilt schenken en verkopen bij een evenement. Hieraan zijn kosten verbonden.

Tapontheffing

Materiaal lenen

Er zijn verschillende verhuurbedrijven waarbij u hekken, verkeersborden en andere materialen kunt huren. Aan het bezorgen en het huren zijn kosten verbonden.

Vergunning voor evenement in gebouw

Voor evenementen in een gebouw heeft u geen evenementenvergunning nodig, behalve voor vechtsportwedstrijden of vechtsportgala's.

Het evenement moet altijd voldoen aan de eisen uit de gebruiksvergunning of gebruiksmelding die geldt voor het gebouw.

Informatieverzoek vooraf

Met het formulier Informatieverzoek kunt u meer informatie krijgen voordat u de evenementenvergunning aanvraagt. Sla het ingevulde formulier op en verstuur het per e-mail. Als u het formulier niet opslaat kunnen de ingevulde gegevens na verzending niet goed zichtbaar zijn. U ontvangt binnen 5 werkdagen een reactie.

Informatieverzoek (pdf)

Aanmelden circus

Haarlem heeft ieder jaar een klein circus in het voorjaar, een groot circus in de zomer en een kerstcircus. Als u een voorstelling wilt houden in Haarlem moet u uw circus aanmelden. U meldt uw circus schriftelijk aan vóór 1 oktober van het jaar voorafgaand aan de voorstelling.
U stelt zelf een locatie voor en maakt afspraken met de eigenaar van de locatie. Als uw aanmelding is goedgekeurd vraagt u de evenementenvergunning aan. U betaalt de kosten voor de evenementenvergunning en ook staangeld. Staangeld is afhankelijk van het aantal zitplaatsen. De gemeente kan ook om een waarborgsom vragen.

U meldt uw circus schriftelijk aan bij:
Gemeente Haarlem
Afdeling Veiligheid, Vergunningen en Handhaving
Postbus 511
2003 PB Haarlem

Of u stuurt de aanmelding naar antwoord@haarlem.nl.

Met uw aanmelding stuurt u mee:

  • een overzicht van de speeldata
  • het aantal dagen dat nodig is om het circus op te bouwen en af te breken
  • documentatie die een indruk geeft van uw circus (waaronder tekening van de circustent en alle andere objecten op de locatie)

Melding voor klein evenement

Voor kleine evenementen zoals straatfeesten, ideële rommelmarkten en optochten volstaat een Melding klein evenement.

Melding klein evenement