Evenementenvergunning

U vraagt een vergunning aan als uw evenement niet valt onder de voorwaarden voor het melden van een klein evenement  (zoals een straatfeest, ideële rommelmarkt of optocht).
Een particuliere markt is geen evenement. Hiervoor moet u een particuliere marktvergunning aanvragen.

Bij het beoordelen van uw aanvraag evenementenvergunning let de gemeente op de volgende punten:

• de ruimte en tijd die het evenement inneemt en de mogelijke inzet van hulpdiensten
• het verwachte aantal bezoekers
• effect op het woonleefklimaat van de directe omgeving
• past het evenement bij de locatie
• bestaat er gevaar voor de openbare orde, gezondheid en veiligheid
• hindert het evenement het verkeer
• bestaat er gevaar voor verontreiniging, aantasting van het uiterlijk van de stad, schade aan openbare (groen)voorzieningen
• geeft de organisator voldoende garantie voor een goed verloop van het evenement en
• wordt schade aan het milieu zoveel mogelijk beperkt

Vraag de vergunning in ieder geval 12 weken voor de start van het evenement aan. Komt uw aanvraag minder dan 12 weken voor de aanvang van het evenement bij de gemeente binnen? Dan kan de gemeente besluiten uw aanvraag niet te behandelen. Dit geldt ook voor aanvragen zonder bijlagen of voor aanvragen die niet volledig zijn ingevuld.

Organiseert u een evenement op een kwetsbare locatie, zoals een park of een plantsoen? Dan heeft u misschien ook een gebruiksovereenkomst nodig. In deze overeenkomst staat onder andere de afhandeling van schade beschreven. Tijdens de aanvraagprocedure wordt bepaald of een gebruiksovereenkomst nodig is. Deze privaatrechtelijke overeenkomst sluit u af met de gemeente.

Samen met evenementenorganisatoren zet gemeente Haarlem in op duurzame evenementen. Vanaf 2020 vraagt de gemeente meer informatie over de duurzame aspecten van evenementen. Om hiervan een goed beeld te krijgen vragen we aan de organisatoren de Checklist Duurzame evenementen in te vullen en mee te sturen bij de aanvraag van een vergunning.

Checklist Duurzame Evenementen (pdf)

De kosten voor een evenementenvergunning zijn € 209.

Voor grotere evenementen gelden andere tarieven. De Veiligheidsregio Kennemerland (VRK) beoordeelt alle aanmeldingen van deze grotere evenementen binnen haar regio. De VRK hanteert 3 categorieën: risico-evenement (C), aandachts-evenement (B) en regulier/geen risico-evenement (A).

• Een regulier of geen-risico evenement (categorie A) kost € 209. 
• Een nieuw aandachts-evenement (categorie B) kost € 3.030.
• Een bestaand aandachts-evenement (categorie B) kost € 1.463.
• Een nieuw risico-evenement (categorie C) kost € 4.179.
• Een bestaand risico-evenement (categorie C) kost € 3.030.

Stuur het formulier inclusief alle bijlagen minimaal 12 weken voor aanvang van het evenement op. Lukt dit niet? Dan kunnen we de aanvraag niet in behandeling nemen.

Bij uw aanvraag moet u een aantal documenten uploaden (.pdf, .jpg/.jpeg of .doc/.docx met een maximale grootte van 10 MB per document):

• Een draaiboek van het evenement met daarin: de locatie, data, tijden, en alles wat u nodig heeft voor het evenement. Dus ook alle informatie die niet op dit formulier vermeld staat. 
• Overzichtstekening op schaal met daarop:
  – de afmetingen van het terrein
  – de plaats van de in- en uitgangen
  – aanrijroutes voor de hulpverlenende diensten
  – openbaarvervoerlijnen en haltes
  – de locatie van alle activiteiten en voorwerpen zoals kramen, terrassen, podia, tribunes, tenten
  – de afmetingen van alle voorwerpen
  – de locatie waar afzettingen of hekken van straten en wegen moeten komen
  – verkeersmaatregelen (borden, afzettingen en inzet verkeersregelaars), als er geen verkeersplan nodig is.
  Let op: de overzichtstekening moet ook voldoen aan de voorschriften in het Besluit brandveiligheid en basishulpverlening overige plaatsen (zoek.officielebekendmakingen.nl/stb-2017-373.html).
• Checklist Duurzame Evenementen. Lees meer onder het kopje Checklist Duurzame Evenementen.

De volgende documenten hoeft u niet altijd mee te sturen. Het hangt af van de activiteiten tijdens het evenement:

• Constructiegegevens van bouwsels De constructie berekeningen moeten voldoen aan de COBc richtlijn ‘Constructieve toetsingscriteria Evenementen’
• Verkeersplan
  Moet u de weg geheel of gedeeltelijk afzetten en zijn er omleidingsroutes nodig? Dan moet u in een verkeersplan duidelijk aangeven op welke wijze en met welke middelen u de veiligheid van het verkeer waarborgt. In het verkeersplan geeft u onder andere aan waar u hekken of borden plaatst en hoe omleidingsroutes lopen. Heeft u geen omleidingsroutes dan mag u de verkeersmaatregelen (borden, afzettingen en inzet verkeersregelaars) in de situatieschets intekenen.
• Overige plannen
  Bij grotere evenementen moet u een veiligheids-, calamiteiten- en/of mileuplan indienen.
• Toestemming provincie bij vuurwerk.
  Als u vuurwerk wilt afsteken, moet u bekijken of het een effect heeft op de omgeving. U kunt een vergunning aanvragen bij de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied. Meer informatie kunt u opvragen via vuurwerkteam@odnzkg.nl

Organiseert u een groot evenement? Dan moet u dit aanmelden in het jaar voorafgaand aan het evenement. Bijvoorbeeld een evenement in 2022 meldt u aan vóór 21 oktober 2021.

Het tijdig aanmelden is noodzakelijk voor evenementen:

• waar op het piekmoment meer dan 2.000 personen aanwezig kunnen zijn (inclusief personeel en eventuele artiesten)
• die risico’s met zich meebrengen voor de veiligheid. Of een evenement risicovol is hangt af van meerdere factoren. Denk bijvoorbeeld aan de aard en omvang van de activiteiten, de te verwachten overlast, het publiek dat op het evenement afkomt of de locatie van het evenement.

Het gaat om evenementen in zowel gebouwen als op de openbare weg.

Het is belangrijk op tijd inzicht te hebben in het aantal grote en/of risicovolle evenementen met meer dan 2.000 bezoekers. Deze vragen namelijk extra inzet en capaciteit van politie, brandweer en GHOR (Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio). Als bekend is welke evenementen zijn aangevraagd, kan vooraf worden ingespeeld op piekperiodes.

Aanmelden

U gebruikt hiervoor een speciaal aanmeldingsformulier. De bij de gemeente bekende organisaties krijgen dit formulier in september toegestuurd. U kunt het meldingsformulier ook aanvragen door een e-mail te sturen naar antwoord@haarlem.nl.

U stuurt het volledig ingevulde meldingsformulier vóór 21 oktober 2021 per e-mail naar: wmaes@haarlem.nl of per post naar:

Gemeente Haarlem
ECDW - afdeling Evenementen
Postbus 511
2003 PB Haarlem

Na uw aanmelding

• Alle aanmeldingen worden regionaal beoordeeld; er wordt onder andere gekeken naar samenloop van evenementen. Vervolgens worden goedgekeurde evenementen opgenomen in de regionale evenementenkalender. De definitieve evenementenkalender wordt vastgesteld in november. Dan hoort u of uw evenement op de door u beoogde datum kan plaatsvinden.
• Een evenement dat is aangemeld op een bepaalde datum of data, mag in beginsel niet meer wijzigen.
• Als uw evenement is opgenomen op de kalender, houdt dat echter niet automatisch in dat daar ook een evenementenvergunning voor kan worden afgegeven. Een evenement vindt definitief plaats als daarvoor naast de aanmelding ook een vergunning is aangevraagd én afgegeven door gemeente Haarlem.
• Het aanvraagproces voor de vergunning, de termijnen die gelden voor het indienen en het behandelen van de aanvraag en het beleid hiervoor, staan beschreven in het evenementenbeleid van gemeente Haarlem.

Uw aanvraag wordt getoetst aan de geldende regelgeving (APV). Daarna volgt een besluit.
Bij een positief besluit krijgt u een vergunning. U moet zich houden aan de voorwaarden en voorschriften die genoemd zijn in de vergunning. Voorafgaand aan een negatief besluit neemt de gemeente contact met u op. U krijgt dan de mogelijkheid om in een zienswijze aan te geven met welke punten u het wel of niet eens bent en waarom. Deze punten kan de gemeente dan meenemen in het definitieve besluit.

Parkeren

Voor het tijdelijk parkeren bij de opbouw en afbouw heeft u misschien parkeerontheffingen nodig. Hieraan zijn kosten verbonden.

Parkeerontheffing

Gebruiksmelding brandveiligheid

Naast een evenementenvergunning is voor evenementen het 'Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening' van toepassing. In dit besluit zijn brandveiligheidsvoorschriften opgenomen voor gebruik van een plaats in de openbare ruimte. Deze voorschriften gelden voor elk evenement.

Misschien moet u een gebruiksmelding doen. Dit geldt bijvoorbeeld voor ruimtes (zoals tenten, podia en tribunes) die bestemd zijn voor meer dan 150 personen. Of als u de brandveiligheid op een andere manier regelt dan het besluit voorschrijft.

Gebruiksmelding overige plaatsen

Tapontheffing

U vraagt een tapontheffing zwak alcoholische dranken aan als u alcohol (bier en wijn) wilt schenken en verkopen bij een evenement. Hieraan zijn kosten verbonden.

Tapontheffing

Er zijn verschillende verhuurbedrijven waarbij u hekken, verkeersborden en andere materialen kunt huren. Aan het bezorgen en het huren zijn kosten verbonden.

Voor evenementen in een gebouw heeft u een evenementenvergunning nodig. Het gaat om gebouwen die normaal geen horeca- of evenementenlocatie zijn, zoals leegstaande bedrijfs- of kantoorpanden.

Voor het gebouw gelden eisen uit de gebruiksvergunning of gebruiksmelding. En soms zijn er ook bepaalde eisen vanuit de milieuvergunning of het activiteitenbesluit. U bent ervoor verantwoordelijk dat het evenement aan deze eisen voldoet.

Haarlem heeft ieder jaar een klein circus in het voorjaar, een groot circus in de zomer en een kerstcircus. Als u een voorstelling wilt houden in Haarlem moet u uw circus aanmelden. U meldt uw circus schriftelijk aan vóór 1 oktober van het jaar voorafgaand aan de voorstelling.

U stelt zelf een locatie voor en maakt afspraken met de eigenaar van de locatie. Als uw aanmelding is goedgekeurd vraagt u de evenementenvergunning aan. U betaalt de kosten voor de evenementenvergunning en ook staangeld. Staangeld is afhankelijk van het aantal zitplaatsen. De gemeente kan ook om een waarborgsom vragen. Daarnaast moet u een gebruiksovereenkomst op basis van het privaatrecht afsluiten.

U meldt uw circus schriftelijk aan bij:
Gemeente Haarlem
Afdeling Veiligheid, Vergunningen en Handhaving
Postbus 511
2003 PB Haarlem

Of u stuurt de aanmelding naar antwoord@haarlem.nl.

Met uw aanmelding stuurt u mee:

• een overzicht van de speeldata
• het aantal dagen dat nodig is om het circus op te bouwen en af te breken
• documentatie die een indruk geeft van uw circus (waaronder tekening van de circustent en alle andere objecten op de locatie)

Voor kleine evenementen zoals straatfeesten, ideële rommelmarkten en optochten volstaat een Melding klein evenement.

Melding klein evenement