Organiseert u een groot evenement? Dan moet u dit aanmelden in het jaar voorafgaand aan het evenement. Een evenement in 2020 meldt u aan vóór 21 oktober 2019.
Het tijdig aanmelden is noodzakelijk voor evenementen:
- waar op het piekmoment meer dan 2.000 personen aanwezig kunnen zijn (inclusief personeel en eventuele artiesten)
- die risico’s met zich meebrengen voor de veiligheid. Of een evenement risicovol is hangt af van meerdere factoren. Denk bijvoorbeeld aan de aard en omvang van de activiteiten, de te verwachten overlast, het publiek dat op het evenement afkomt of de locatie van het evenement.
Het gaat om evenementen in zowel gebouwen als op de openbare weg.
Het is belangrijk op tijd inzicht te hebben in het aantal grote en/of risicovolle evenementen met meer dan 2.000 bezoekers. Deze vragen nameliijk extra inzet en capaciteit van politie, brandweer en GHOR (Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio). Als bekend is welke evenementen zijn aangevraagd, kan vooraf worden ingespeeld op piekperiodes.
Aanmelden
Alle evenementen die gepland zijn voor 2020 en waar meer dan 2.000 bezoekers worden verwacht, moeten vóór 21 oktober 2019 zijn gemeld bij de gemeente Haarlem. U gebruikt hiervoor een speciaal aanmeldingsformulier. De bij de gemeente bekende organisaties krijgen dit formulier in september toegestuurd. U kunt het meldingsformulier ook aanvragen door een e-mail te sturen naar antwoord@haarlem.nl.
U stuurt het volledig ingevulde meldingsformulier vóór 21 oktober 2019 per e-mail naar: cbaas@haarlem.nl of per post naar:
Gemeente Haarlem
ECDW - afdeling Evenementen
Postbus 511
2003 PB Haarlem
Na uw aanmelding
- Alle aanmeldingen worden regionaal beoordeeld; er wordt onder andere gekeken naar samenloop van evenementen. Vervolgens worden goedgekeurde evenementen opgenomen in de regionale evenementenkalender. De definitieve evenementenkalender wordt vastgesteld in november. Dan hoort u of uw evenement op de door u beoogde datum kan plaatsvinden.
- Een evenement dat is aangemeld op een bepaalde datum of data, mag in beginsel niet meer wijzigen.
- Als uw evenement is opgenomen op de kalender, houdt dat echter niet automatisch in dat daar ook een evenementenvergunning voor kan worden afgegeven. Een evenement vindt definitief plaats als daarvoor naast de aanmelding ook een vergunning is aangevraagd én afgegeven door gemeente Haarlem.
- Het aanvraagproces voor de vergunning, de termijnen die gelden voor het indienen en het behandelen van de aanvraag en het beleid hiervoor, staan beschreven in het evenementenbeleid van gemeente Haarlem.