Als u over een onderwerp dat op de agenda staat uw mening wilt geven, dan krijgt u daartoe de gelegenheid voordat de commissieleden het punt gaan bespreken.
 

Daarbij gelden de volgende regels:

• Als u er zeker van wilt zijn dat u het woord mag voeren, kunt u zich het beste vóór de vergadering telefonisch of per e-mail bij de secretaris van de raadscommissie aanmelden. Dit geldt ook als u een uitnodiging voor de vergadering heeft gekregen. (zie hierboven voor de adressen). Bij de planning van de vergadering kan dan vaak rekening worden gehouden met uw aanwezigheid.
• Direct voor de vergadering kunt u zich ook nog mondeling aanmelden bij de secretaris, u loopt dan wel meer risico dat u enige tijd moet wachten of dat u helemaal niet aan de beurt komt.
• Het is soms moeilijk te zeggen hoe lang het duurt voordat uw onderwerp aan de beurt komt (zie hiervoor de indicatieve tijdsplanning op de agenda). Vooraf overleg met de griffiesecretaris kan hierover wel enige duidelijkheid geven.

Uw onderwerp wordt in de meeste gevallen als volgt behandeld:

• De voorzitter stelt uw punt aan de orde en vraagt of u aan de vergadertafel wilt komen zitten. In de Fabriciuskamer is op de publieke tribune een tafel met een microfoon waarachter kan worden plaatsgenomen.
• U mag een toelichting op uw punt geven. Hiervoor heeft u in principe maximaal 3 minuten de tijd. Het is daarom verstandig van te voren goed na te denken wat u in deze tijd wilt zeggen.
• Soms zal de voorzitter of een raadscommissielid u vragen om nog iets uit te leggen of toe te lichten. Het is niet de bedoeling dat u in discussie treedt met de commissieleden.
• De commissieleden discussiëren vervolgens met elkaar over het onderwerp en geven daarna hun mening.
• Vervolgens zal de voorzitter u verzoeken de tafel vrij te maken voor de volgende spreker of wordt de behandeling van het onderwerp in de commissie gestart.

Omdat er vaak heel veel zaken behandeld moeten worden, probeert de voorzitter de behandeling kort te houden. Dit is zeker niet onvriendelijk bedoeld, maar helaas door het grote aantal onderwerpen en de vele sprekers nodig. De commissieleden beperken zich om die reden ook tot de hoofdzaken. Zij kennen overigens al alle stukken en hebben die voor de vergadering bestudeerd. U hoeft daarom de brieven die u misschien al heeft geschreven over het onderwerp, niet voor te lezen. U kunt zich in de korte spreektijd beter beperken tot het noemen van nieuwe feiten of argumenten of het benadrukken van de belangrijkste punten.
 
U dient zich van tevoren aan te melden om gebruik te kunnen maken van het spreekrecht. Hiervoor kunt u het aanmeldingformulier voor het inspreken bij een commissievergadering invullen.

Spreektijd voor belangstellendenU wilt spreken over een onderwerp dat niet op de agenda staat, maar dat wél tot het werkterrein van één raadscommissie behoort. Dit kan gebeuren tijdens de zogenaamde "Spreektijd voor belangstellenden". Die wordt altijd aan het begin van iedere vergadering van de raadscommissie gehouden (agendapunt 2).

U dient zich van tevoren aan te melden om gebruik te kunnen maken van het spreekrecht.  Hiervoor kunt u het aanmeldingformulier voor het inspreken bij een commissievergadering invullen.

Tot uiterlijk 15 minuten voor de vergadering kunt u zich ook nog mondeling aanmelden. Maar… hoe eerder u zich meldt, hoe meer kans u heeft om inderdaad te kunnen spreken. Er zijn namelijk per keer in totaal 15 minuten gereserveerd voor deze "Spreektijd voor belangstellenden". Het risico bestaat dus dat u pas bij een volgende vergadering aan de beurt komt!

De voorzitter noemt uw naam en nodigt u uit om aan de vergadertafel te komen zitten.
Iedere spreker mag ten hoogste 3 minuten spreken. Het is daarom verstandig van te voren goed na te denken wat u in deze 3 minuten wilt zeggen. Soms zal de voorzitter of een raadscommissielid u vragen om nog iets uit te leggen of toe te lichten.

Vaak zal de voorzitter u alleen maar bedanken voor uw opmerkingen en daarmee uw verhaal afsluiten. Het is niet de bedoeling dat de raadscommissie over uw onderwerp meteen in discussie gaat. Natuurlijk kan de raadscommissie uw onderwerp wel zo belangrijk vinden dat het voor een volgende keer op de agenda wordt gezet of hierover tijdens de rondvraag vragen stellen aan de wethouder. Daarover zult u dan bericht ontvangen als u uw adres aan de secretaris heeft gegeven.

Wat er na de vergadering gebeurt hangt erg af van het onderwerp. Wanneer u informatie wilt over de verdere procedure kunt u het beste contact opnemen met de secretaris van de raadscommissie. Uw verhaal wordt ook verwerkt in het verslag dat van de vergadering gemaakt wordt. Dat verslag wordt bij de volgende vergadering vastgesteld.

De raadscommissieverslagen liggen ter inzage in de leesruimte van het Stadhuis, Grote Markt 2, de centrale balie van de Publiekshal, Zijlsingel 1 te Haarlem en zijn ook te raadplegen via het Bestuurlijk Informatie Systeem van deze website.